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媒体邀约注意事项和邀约流程

作者:yehong 日期:2019-08-09 17:53

 媒体邀约这个词简单易懂,就是根据企业的公关事件,新品上市,展会活动向媒体发出邀请,邀请成功之后,媒体会到现场核实取材,并在相应的媒体平台上进行传播报道。简而言之,邀请媒体采访报道的过程就叫媒体邀约或媒体邀请。

 

从事市场或公关职位的小伙伴,可能经常会遇到邀请媒体参加活动的事情,往往时间紧任务重要求高,没有积累媒体关系的话,短时间内难以完成这样一个艰巨的任务。本文系小马识途小编整理,以期为初入公关领域的小伙伴提供一份媒介邀约工作的全攻略。

 

媒体邀约邀请注意事项:

 

1.甲方提供活动详细信息,如举办地址,时间,流程等信息,媒体单位会根据活动的情况,决定是否参加(如客户选的媒体不能参加,双方沟通协商替换备用媒体);

2.甲方或乙方准备文字新闻稿件以及图片等资料;

3.网媒,报社记者: 没有设备携带;

4.电视台,网络视频媒体: 带设备,现场采访摄制。采访结束后,进行视频内容剪辑,(视频需要甲方提供20字以内的标题)。后期发布时间在3--7天左右,具体以实际播放日期为准。

5.甲方媒体接待人员做好媒体接待,如参加展会,发布会等,甲方提前为媒体人员准备好入场证件,以免耽误活动进程;

6.提前准备媒体签到表及其他各项内容,详情可以咨询小马识途媒体顾问;

7.媒体对活动内容进行评估,并保留发布选择权!

8.为保证活动顺利进行,建议提前一周确定合作,以方便媒体早做安排。

 

媒体邀请流程

 

一、确认邀请媒体名单

 

二、打电话给相关负责人,邀请媒体参加,并发送邀请函。

 

1、来参加活动的媒体,看他们几点过来,怎样过来(坐车还是自驾车),过来的当天我们会整理一个资料袋,里面包括通稿,礼品,项目信息,签到,拿红包的另外签到并要名片。

 

2、不来参加活动的媒体,看他们是否可以发通稿,发的话我们在活动当日发通稿过去,然后他们出稿后,我们要拿回相关的书或者报道做留底,并发车马费过去。

 

三、确认参加媒体后,要跟进,确认最后到的媒体人数,到来的方式,具体负责人和电话等。多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天。应把新闻发布的内容安排在最初的阶段,至少保证记者的采访工作可以比较早的结束,确保媒体次日发稿。

需要给媒体记者准备的资料


提供给媒体的资料,一般以广告手提袋或文件袋的形式,整理妥当,按顺序摆放,再在新闻发布会前发放给新闻媒体,顺序依次应为:

1、 会议议程

2、 新闻通稿

3、演讲发言稿

4、发言人的背景资料介绍。(应包括头衔、主要经历、取得成就等)

5、公司宣传册

6、产品说明资料。(如果是关于新产品的新闻发布的话)

7、 有关图片

8、 纪念品(或纪念品领用券)

9、 企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)

10、空白信笺、笔(方便记者记录)

 

最后,小马识途营销顾问提醒企业一定注意一下媒体邀请的礼仪,虽然企业举办活动邀请媒体也是出车马费的,但并不代表像购买广告一样,媒体记者是新闻工作者,对于参加活动媒体有选择权,对发布稿件的内容也有修订权,当然,这些是这个行业心知肚明的规则。

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